Pengenalan Teknologi Informasi

     DATA

 

Ø  Data adalah setiap kumpulan fakta. Contoh : laporan penjualan, gambaran tentang persediaan, nilai test, nama dan alat pelanggan, laporan cuaca, foto-foto, gambar-gambar, peta.Data dapat bersifat numeris (data angka) : laporan penjualan, laporan persediaan, nilai test, atau dapat juga bersifat non numeris : nama, alamat pelanggan, gambar dSekumpulan fakta mengenai objek tertentu, orang dan lain-lain yang dinyatakan dengan angka, huruf, gambar, film, suara dan sebagainya yang relevan dan belum mempunyai arti.

Ø  Pengolahan Data adalah Pengubahan atau transformasi simbol-simbol seperti nomor dan huruf untuk tujuan peningkatan kegunaannya atau manipulasi data agar menjadi bentuk yang lebih berguna. Pengolahan data ini tidak hanya berupa perhitungan numeris tetapi juga operasi-operasi seperti klasifikasi data dan perpindahan data dari satu tempat ke tempat lain. Secara umum, kita asumsikan bahwa operasi-operasi tersebut dilaksanakan oleh beberapa tipe mesin atau komputer, meskipun beberapa diantaranya dapat juga dilakukan secara manual.

Ø  TujuanPengolahan Dataadalah Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil).

Ø  Fungsi Pengolahan Data

·         Mengambil program dan data (masukkan/ input)à input device

·         Data diolah dengan metode tertentu untuk pemrosesanà proses device

·         Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan

·         Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan

·         Menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahanà output device

Ø  Siklus Pengolahan Data

Pengolahan data terdiri dari tiga langkah utama, yakni input, proses (pengolahan), dan output:

Input : Di dalam langkah ini data awal, atau data input, disiapkan dalam beberapa bentuk yang sesuai untuk keperluan pengolahan. Bentuk tersebut akan bergantung pada pengolahan mesin.

Proses : Pada langkah ini data input diubah, dan biasanya dikombinasikan dengan informasi yang lain untuk menghasilkan data dalam bentuk yang lebih dapat digunakan. Langkah pengolahan ini biasanya meliputi sederet operasi pengolahan dasar tertentu.

Output : Pada langkah ini hasil-hasil dari pengolahan sebelumnya dikumpulkan. Bentuk data output tergantung pada penggunaan data tersebut unutk pengolahan selanjutnya.

Siklus pengolahan data lanjut:

Originasi : Langkah ini merupakan proses pengumpulan data original (data asli/mentah). Catatan original dari data ini disebut sumber dokumen . Sebagai contoh, sumber dokumen dari contoh kasus perhitungan niali diatas adalah berkas test para mahasiswa yang telah diberi nilai. Perlu diperhatikan bahwa jika ada pernyataan  mengenai nilai akhir mahasiswa, kita dapat melihat kembali dokumen sumber (berkas test para mahasiswa) dan memeriksa barangkali ada kesalahan yang telah dibuat selama langkah ini dilakukan.

Distribusi : Langkao ini merupakan pendistribusian data output. Catatan dari data output ini sering disebut sebagai dokumenlaporan. Sebagai contoh, dokumen daftar nilai akhir dari dosen yang diserahkan ke BAAK. Tanda panah  yang berasal dari kotak distribusi kembali ke kotak originasi menunjukkan bahwa dokumen laporan mungkin dapat menjadi dokumen sumber untuk pengolahan data berikutnya.

Penyimpanan (Storage) : Langkah ini merupakan langkah yang amat penting di dalam setiap prosedur pengolahan data. Hasil Pengolahan data seringkali ditempatkan di dalam penyimpanan untuk digunakan sebagai data input untuk diolah pada waktu yang berikutnya. Dua anak panah diantaa kotak proses dan kotak storage menunjukkan interaksi dari kedua langkah ini. Sekumpulan data yang membentuk satu kesatuan di dalam penyimpanan disebut file. Biasanya sebuah file terdiri dari kumpulan record, dimana masing-masing record berisi item data yang sama. Selanjutnya kumpulan file-file yang saling berhubungan disebut data base.

Operasi Pengolahan Data:

• Pencatatan (recording). Pencatatan adalah memindahkan data pada beberapa formulir atau dokumen. Hal ini terjadi tidak hanya selama tahap originasi (pada dokumen sumber) dan tahap distribusi (pada dokumen laporan) akan tetapi terjadi pada seluruh siklus pengolahan.
• Duplikasi (duplicating). Operasi ini merupakan penggandaan data di atas formulir-formulir atau dokumen. Duplikasi mungkin saja dikerjakan sewaktu data tersebut dicatat secara manual, atau mungkin saja duplikasi dikerjakan setelahnya dengan menggunakan suatu mesin.
• Pemeriksaan (verifying). Karena pencatatan biasanya merupakan operasi manual, adalah penting bahwa data yang telah dicatat tersebut diperiksa secara teliti, barangkali ada kesalahan-kesalahan.
• Klasifikasi. Operasi ini memisahkan data data ke dalam berbagai kategori. Klasifikasi biasanya dapat dikerjakan lebih dari satu cara. Sebagai contoh, sekumpulan daftar pertanyaan  mahasiswa dapat diklasifikasikan sesuai dengan jenis kelamin mahasiswa, atau sesuai tahun masuk mahasiswa.
• Sorting. Mengatur data dalam urutan tertentu. Operasi ini sering terjadi di dalam kehidupan sehari-hari. Nama-nama di dalam buku telepon disorting menurut abjad, data pegawai disorting menurut nomor induk pegawai. Sorting data dapat dilakukan sebelum atau sesudah klasifikasi.
• Merging. Operasi ini adalah mencampur dua atau lebih kumpulan data, semua kumpulan tersebut telah disort dengan kunci yang sama, dan meletakkan kumpulan data tersebut bersama-sama menjadi kumpulan data tunggal yang telah disort.
• Kalkulasi. Melakukan perhitungan numeris pada data yang bertipe numeris.
• Memeriksa tabel, mencari dan mendapatkan kembali data (table look-up, searching, retrieing). Operasi ini bermaksud untuk mendapatkan kembali data tertentu didalam kumpulan data yang telah tersort.

Ø  Kelemahan Sistem Pengolahan Data

Data Redudancy

o   Penyimpanan data yang sama berkali-kali sehingga hal ini menyebabkan sumber daya penyimpanan seperti harddisk terbuang dengn percumaà setiap departemen memiliki kumpulan filenya sendiri-sendiri

Isolated Data

o   Isolasi data= konsisi ketidaktahuan pengguna program akan data penting yang sama pada program lain.

o   Menyebabkan sulitnya untuk mengakses data dalam departemen yang berbeda, padahal kebutuhan untuk mengakses data di departemen lain sering terjadi di dalam sebuah perusahaan.

Ø  Struktur Data adalah cara menyimpan atau merepresentasikan data didalam komputer agar bisa dipakai secara efesien.

Hirarki Data:

-          Fieldà data terkecil yang mempunyai makna (elemen data)

-          Recordà kumpulan dari elemen data yang saling terkait

-          Fileà himpunan dari sejumlah record yang saling berhubungan

-          Key Filedà filed yang dipilih pada record dan memiliki karakteristik unik

-          Basis Dataà pengorganisasian data yang saling terkait, sehingga memudahkan aktifitas untuk memperoleh informasi